Wat doen we met jouw persoonsgegevens?

De gegevens die deelnemers aan ons verstrekken worden gebruikt voor het realiseren van de inschrijving en de bijbehorende correspondentie. Tijdens de 4Daagse worden de gegevens (gecodeerd tot een registratienummer) gebruikt om de start -en finishinformatie te verzamelen en te verwerken zodat duidelijk wordt of iemand op het einde van de dag gefinisht is en op het einde van de week recht heeft op een medaille. In een volgend jaar wordt je e-mailadres eenmalig gebruikt om je te attenderen op de start van de inschrijving.

Ja, persoonsgegevens worden gedeeld. In sommige gevallen is dit geen actieve handeling, denk hierbij bijvoorbeeld aan een ICT- of softwarebedrijf dat nodig is voor de bedrijfsvoering. Met hen worden de gegevens niet gedeeld maar zij hebben wel toegang tot de gegevens.

Daarnaast zijn er natuurlijk de momenten waarop de gegevens wel actief gedeeld worden:
• Gegevens van deelnemers worden gedeeld met de ontwikkelaar van de 4Daagse app om een goed functionerende app aan te kunnen bieden.
• Als een deelnemer bij inschrijving artikelen bestelt bij LOWA dan worden bestelgegevens en de NAW-gegevens gedeeld voor het toesturen van de artikelen.
• Als een deelnemer bij inschrijving een certificaat bestelt dan worden de NAW-gegevens en het loopnummer gedeeld met de drukker zodat deze een gepersonaliseerd certificaat kan maken en toesturen.
• Als een deelnemer lid is van KWBN dan wordt voor de toekenning van de korting en voor het delen van informatie over de KWBN-Rustpost het KWBN-nummer en de afstand gedeeld.
• Als een deelnemer in wil schrijven bij de 4Daagse Sponsorloop dan wordt tijdens het inschrijven via het registratienummer gecontroleerd of je een actieve inschrijving hebt. Er worden geen persoonsgegevens gedeeld.
• Militaire deelnemers leveren op verzoek van het Ministerie van Defensie bij inschrijving extra gegevens aan die noodzakelijk zijn voor de toegang tot en het verblijf op kamp Heumensoord 

Met deze bedrijven en organisaties hebben we een verwerkersovereenkomst afgesloten waarin beschreven wordt welke gegevens overgedragen worden, met welk doel de gegevens overgedragen worden en wanneer de gegevens vernietigd moeten worden. Voorop staat dat er nooit meer gegevens gedeeld worden dan noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de opdracht.

Nee, wij verstrekken nooit persoonsgegevens van onze deelnemers aan persvertegenwoordigers, behalve als zij daar expliciet toestemming voor hebben gegeven. 

Een aantal deelnemers wordt door ons gekwalificeerd als 'bijzondere deelnemer', denk hierbij aan de oudste, jongste, bijzondere groep, bijzondere nationaliteit of iets anders waarin de media geïnteresseerd kunnen zijn. Met deze deelnemers wordt persoonlijk contact opgenomen om toestemming te vragen om hun gegevens (om welke gegevens het gaat wordt in de toestemming gespecificeerd) op aanvraag te delen met de media.

Wij bewaren de persoonsgegevens (en daaraan gekoppeld de deelnamegegevens) van iedere deelnemer die ooit ingeschreven heeft voor de 4Daagse. Dit doen we om een goede administratie bij te houden die hoort bij het uitreiken van een koninklijk erkende onderscheiding en om statistische gegevens te kunnen produceren. Alleen persoonsgegevens uit een actief jaar kunnen gedeeld worden, persoonsgegevens uit het verleden worden met niemand gedeeld.

Mocht je tijdens de 4Daagse onwel worden of verzorging nodig hebben dan kan het zijn dat een medewerker van de medische dienst van de 4Daagse (inclusief het Rode Kruis) je persoonsgegevens moet of wil noteren om een behandeling te kunnen uitvoeren. Wettelijk gezien moeten medische gegevens 15 jaar bewaard blijven, deze gegevens worden bewaard door het Rode Kruis.

Bekijk het privacyreglement op de pagina Reglementen. Heb je vragen of wil je meer informatie, neem dan gerust contact met ons op!